Espace référent
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En tant que référent, tu es la personne contact entre les animateurs de ta zone et l’association ! L’association reçoit régulièrement des demandes d’événements (de la part de collectivités, autres associations, etc.). Si ces demandes concernent ta zone, l’association va justement te solliciter !
Personnes contact :
- Solène Dutordoir (responsable événements) = eaudyssee.evenements@gmail.com
- Laurie Caillouet (présidente) ou Aurélie Vonsy (Secrétaire) = eaudyssee.asso@gmail.com
Sur Discord, n’oublie pas le canal “Référents“, privé pour tous les référents, où l’association transmet les nouvelles informations !
Les étapes :
- Tu vas recevoir un mail de l’association avec les détails d’une demande d’événement (type d’événement, localisation, nombre de bénévoles requis, budget potentiel, etc.). S’il te manque des informations, n’hésite pas à envoyer un mail directement au demandeur. Cette demande initiale est mise dans ton tableau de suivi des événements, sur ton espace Drive, afin que tu l’actualises au fur et à mesure.
- Tu lances une recherche de bénévoles (par mail, Telegram ou Discord, comme tu le souhaites), et tu préviens le demandeur que sa demande est prise en compte et que tu reviendras vers lui (en laissant la boite mail événements en copie pour suivi). Pour rappel, les bénévoles ne sont pas rémunérés et le budget demandé sera pour l’association et pour couvrir les fais de déplacement.
- Si un ou des bénévoles sont trouvés tant mieux ! Tu leur demandes alors le montant de leurs frais de déplacements (plus prévoir les frais de repas si l’animation est sur la journée et les frais d’envoi du matériel si nécessaire). Ils te serviront à remplir la demande de devis.
- Si aucun bénévole n’est disponible, on peut faire appel aux pros agréés de la région pour qu’ils interviennent au nom de l’association. Pour cela, il faut impérativement que ce soit un événement avec budget (le pro percevra 2/3 et l’association 1/3). Avant de lancer la recherche pro, informe le demandeur que nous n’avons pas de bénévoles disponibles et demande lui s’il peut mettre un peu plus de budget pour solliciter un animateur pro. Si oui, pour trouver le “bon” pro : on regarde les plus proches sur la carte ou on propose sur la boucle Telegram des pros. On essaie de solliciter équitablement au gré des demandes. Si un pro est dispo mais pas pour le budget proposé : on lui demande pour quel montant minimum TTC (incluant ses frais de déplacement) il prêt à intervenir, et on voit si ça colle avec le budget du demandeur.
- Une fois les bénévoles ou les pros trouvés, le budget total (prestation + frais de déplacement..) DOIT être validé par Solène ou Laurie (ou Aurélie). Généralement, au moment de l’envoi de la demande par Solène/Aurélie/Laurie, le budget pour la prestation a déjà été indiqué par l’asso et validé par le demandeur, il reste donc seulement à préciser au demandeur les frais de déplacement.
- Une fois le budget validé avec le bureau, on remplit le formulaire de demande de devis (juste en dessous) en indiquant le montant de la prestation et les frais de déplacement. Si c’est un pro qui intervient, précise également dans la demande de devis la répartition convenue du montant d’intervention entre le pro et l’asso.
- Dès la réception du devis, tu l’envoies au demandeur en lui demandant de le renvoyer signé à l’adresse trésorerie : eaudyssee.tresorerie@gmail.com. Dans le cas d’établissements publics il faut leur demander de renvoyer un Bon de Commande (nécessaire pour la facturation sur Chorus). Tu le mets ensuite en contact avec les personnes qui interviendront.
- Pense à localiser le matériel et à organiser sa fourniture aux intervenants suffisamment en avance. Il y a un fichier de suivi du matériel sur l’espace Drive (lien accessible depuis l’espace référent).
- Une fois l’événement passé, tu peux demander aux bénévoles comment s’est passée leur intervention et s’il veulent t’envoyer des photos ou un compte rendu, à mettre dans l’espace Drive associé. Préviens ensuite l’association que l’événement a bien eu lieu, ce qui nous permet d’envoyer la facture et de faire de la com’ avec les photos ! Attention, on considère que les photos mises sur l’espace sont utilisables sur les réseaux : préviens les personnes figurant dessus. N’hésite pas à nous informer si tout s’est bien passé ou si des choses n’ont pas bien fonctionné afin de le prendre en compte pour les prochains événements.
- Enfin, demande aux intervenants d’envoyer leur note de frais (doc word dispo sur l’espace animateur, dans “Matériel de communication et événements”) à l’adresse eaudyssee.
tresorerie@gmail.com.
Tout au long de ces étapes, n’oublie pas de mettre à jour ton tableau de suivi des événements, c’est ce qui permet à l’association d’avoir une idée du nombre de demandes, et de celles vraiment réalisées ! Laisse également la boite mail événements en copie de tes échanges avec les organisateurs afin de faciliter le suivi des événements par l’association.
Pour info, on compte environ 250 euros la demi journée pour une participation bénévole (hors frais de déplacement). Cela peut être moins, mais il faut au minimum que les frais engagés par les bénévoles soient couverts. S’il y a plus de bénévoles ou plus de tables, cela peut être plus élevé. Si c’est un pro qui intervient, c’est rarement en dessous de 400 euros hors frais de déplacement pour la demi journée, ceci est à valider avec le pro.
Pour les photos et le suivi des évènements : https://drive.google.com/drive/folders/19XWcy9dE2-8e-zY3iK3z661ViKjVFTnf?usp=sharing
Si vous avez besoin d’un devis pour une intervention de l’association, merci de valider le tarif avec un membre du bureau (Aurélie / Laurie) puis de remplir ce formulaire !
La vidéo de formation est disponible dans l’espace animateur, section “Matériel de communication, événements & Eau’Rigine”.
