Espace référent
Tu ne sembles pas être référent
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En tant que référent, tu es la personne contact entre les animateurs de ta zone et l’association ! L’association reçoit régulièrement des demandes d’événements (de la part de collectivités, autres associations, etc.). Si ces demandes concernent ta zone, l’association va justement te solliciter !
Personnes contact :
Sur Discord, n’oublie pas le canal “Référents“, privé pour tous les référents, où l’association transmet les nouvelles informations !
Les étapes :
Personnes contact :
- Solène Dutordoir (responsable événements) = eaudyssee.evenements@gmail.com
- Laurie Caillouet (présidente) ou Aurélie Vonsy (Secrétaire) = eaudyssee.asso@gmail.com
Sur Discord, n’oublie pas le canal “Référents“, privé pour tous les référents, où l’association transmet les nouvelles informations !
Les étapes :
- Tu vas recevoir un mail de l’association avec les détails d’une demande d’événement (type d’événement, localisation, nombre de bénévoles requis, budget potentiel, etc.). S’il te manque des informations, n’hésite pas à envoyer un mail directement au demandeur. Cette demande initiale est mise dans ton tableau de suivi des événements, sur Drive.
- Tu lances une recherche de bénévoles (par mail, Telegram ou Discord, comme tu le souhaites), et tu préviens le demandeur que sa demande est prise en compte et que tu reviendras vers lui.
- Si des bénévoles sont trouvés tant mieux ! Si ce n’est pas le cas, on peut faire appel aux pros de la région pour qu’ils interviennent au nom de l’association. Pour cela, il faut impérativement que ce soit un événement avec budget, le pro percevra 2/3 et l’association 1/3. Pour trouver le “bon” pro, rapproche toi de Solène ou Laurie : on regarde les plus proches ou on propose sur la boucle Telegram des pro. On essaie de solliciter équitablement au gré des demandes.
- Une fois les bénévoles ou les pros trouvés, on estime le budget. On compte environ 250 euros la demi journée pour une participation bénévole (hors frais de déplacement). Cela peut être moins, mais il faut au minimum que les frais engagés par les bénévoles soient couverts. S’il y a plus de bénévoles ou plus de tables, cela peut être plus élevé. Si c’est un pro qui intervient, c’est rarement en dessous de 300 euros hors frais de déplacement, ceci est à valider avec le pro. Dans tous les cas, le budget DOIT être validé par Solène ou Laurie (ou Aurélie).
- Une fois le budget validé avec le bureau, on remplit le formulaire de demande de devis (juste en dessous). Dès la réception du devis, tu peux l’envoyer au demandeur et le mettre en contact avec les personnes qui interviendront.
- Pense à localiser le matériel et à organiser sa fourniture aux intervenants suffisamment en avance. Il y a un fichier de suivi du matériel sur l’espace Drive.
- Une fois l’événement passé, tu peux demander aux bénévoles de t’envoyer des photos ou un compte rendu, à mettre dans l’espace Drive associé. Tu peux aussi prévenir l’association que tout s’est bien passé et que l’événement a bien eu lieu, ce qui nous permet d’envoyer la facture et de faire de la com’ avec les photos ! Enfin, demande aux intervenants d’envoyer leur note de frais (doc word dispo sur l’espace animateur, dans “Matériel de communication et événements”) à l’association.
Pour les photos et le suivi des évènements : https://drive.google.com/drive/folders/19XWcy9dE2-8e-zY3iK3z661ViKjVFTnf?usp=sharing
Si vous avez besoin d’un devis pour une intervention de l’association, merci de valider le tarif avec un membre du bureau (Aurélie / Laurie) puis de remplir ce formulaire !
La vidéo de formation est disponible dans l’espace animateur, section “Matériel de communication, événements & Eau’Rigine”.
